Manajemen Perubahan Organisasi

MAKALAH

PERUBAHAN ORGANISASI

Diajukan untuk Memenuhi

Tugas Organisasi dan Manajemen Bisnis

disusun oleh:

WALMAN AMBARITA

0901113498

JURUSAN ILMU ILMU ADMINISTRASI NIAGA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS RIAU

                                                PEKAN BARU

2009

BAB I

PENDAHULUAN

            Perubahan organisasi ini merupakan salah satu kunci dalam mencapai pengembangan organisasi. Organisasi terus berubah karena ia adalah sistem terbuka yang selalu berinteraksi dengan dengan lingkungannya. Perubahan yang direncanakan membutuhkan perhatian yang eksplisit terhadap masalah-masalah dan kesempatan-kesempatan, dan perubahan ini juga terbantu oleh beberapa pengalaman yang didapatkan oleh suatu organisasi. Berikut saya akan memberikan contoh kasus sebuah perusahaan dalam masalah perubahan organisasinya.

“ Pada tahun 1990, McDonald’s menyadari posisinya berada ditengah-tengah perdebatan yang membahas tetntang kemasan makanan yang dipakainya. Inti dari perdebatan itu adalah kemasan model “kulit kerang” dari polystyrene (Styrofoam) yang terkenal untuk membungkus hamburger dan produk makanan lain. Penentang yang menentang tentang kemasan ini mengatakan bahwa kemasan ini tidak ramah lingkungan dan ada metode yang lebih hijau yang tersedia. Ini bukan kritikan yang pertama yang diangkat terhadap kemasan model kerang. Sebelumnya, McDonald’s pernah menentang tuntutan masyarakat pada akhir tahun 1980-an karena anggapan bahwa pemakain kemasan model kerang dengan kandungan chloroflurocarbon (CFC) yaitu senyawa kimia yang dapat menyebabkan rusaknya lapaisan ozon di stratosfer. Nasib dari kemasan model kerang awalnya diragukan, tapi pada tanggal 5 Agustus 1987, McDonald’s mengumumkan bahwa mereka tetap memakai kemasan model kerang karena pemasoknya telah beralih dengan tidak menggunakan CFC dalam proses produksinya.

            Walaupun ada perubahan ini, ketika kesadaran lingkungan makin tinggi pada tahun 1988 dan 1990, kemasan model ulang diteliti kembali oleh masyarakat. Yang menyebabkan perhatian khusus adalah kecepatan pembuangan sampah terisi; diantisipasi bahwa pada tahun 1995, ruang yang tersedia untuk tempat pembuangan sampah berkurang 80% dari yang tersedia pada tahun 1980. Pembakaran sampah pernah dipikirkan sebagai alternative yang memadai, juga terbukti menimbulkan masalah dalam hal mutu udara dan pembuangan abu.

Alternatif lain yang dijajaki Environmental Protection Agency (EPA) dan beberapa pemerintah negara bagian mengembangkan sebuah hierarki manajemen sampah yang menempatkan pembakran sampah dan pembuangan sampah sebagai alternative terakhir. Pilihan yang lebih disenangi termasuk mengurangi, menggunakan ulang, dan daur ulang, dengan urutan seperti itu.

Menurut revisi yang dilakukan oleh perancang kemasan Gerstman & Meyers, 60% responden percaya bahwa kemasan plastic merupakan sumber yang paling menyebabkan masalah yang paling sulit dalam pembuangan sampah padat. Memikirkan jumlah polystyrene yang digunakan oleh perusahaan- kira-kira 40 juta kilogram setiap tahun untuk membungkus Big Mac, Quarter Founder, Egg McMuffin, pancake untuk sarapan, sandwich McChiken, dan Chicken McNuggert- McDonald’s dengan penjualan pada tahun 1990 lebih dari $ 18 milliar, menjadi target yang mudah bagi kemarahan kaum peencinta lingkungan. Akhirnya kemasan model kerang McDonald’s menjadi korban dari kesadaran lingkungan yang semakin tumbuh dari masyarakat Amerika.

Ironisnya adalah persepsi yang menganggap bahwa kemasan pembungkus makanan adalah yang paling banyak dari berat sampah kota adalah salah, karena hanya 8% dari sampah total di kota yang merupakan kemasan. Walaupun begitu, dengan citra keemasan McDonald’s yang telah dicapai melalui perjuangan demikian keras, seringkali lewat derma yang berkaitan dengan anak-anak. Dimana meereka telah mengeluarkan uang jutaan dolar untuk membiayai atau mendukung usaha yang menunjukkan mereka perduli pada masalah kesehatan, yaitu Ronald McDonald Houses yang menawarkan tempat penginapan didekat rumah sakit untuk keluarga yang anak-anaknya dirawat karena kanker. Disamping itu McDonald’s juga menjadi sponsor World’s Largest Concert, bernyanyi bersama seluruh dunia pada tahun 1989 yang diudarakan di PBS dan edisi khusus bulan Mei 1990 dari life magazine tentang masalah kuhsus anak-anak.

Karena McDonald’s berkepentingan mempertahankan citranya dalam masyarakat, tuntutan terhadap model kemasan kulit kerang, terbukti atau tidak harus didengar dan dijawab.

Pada awalnya, McDonald’s memberikan tanggapan atas desakan public dengan mendorong upaya daur ulang polystyrene. Pada bulan oktober 1989, McDonald’s memperkenalkan sebuah rencana di 450 buah restoran yang ada di New England untuk mendaur ulang plastic polystyrene dan sampah karton bergelombang. McDonald’s memperlengkapi restoran dengan tempat sampah khusus untuk daur ulang. Mcdonald’s membuat pamphlet dan poster yang isinya tentang alasan dalam mendaur ulang.

Walaupun hasil penelitian ini masih beraneka ragam, namun McDonald’s memperluasnya pada tahun 1990 dengan beberapa kota yang diluar New Englland. Kemudian pada bulan April, McDonald’s mengumumkan McRecycle, komitmen perusahaan untuk membeli material hasil daur ulang sebesar $100 juta untuk konstruksi restoran, mengubah modelnya, dan operasi. Ed Rensi, ketua operasional dan presiden McDonald’s USA, meyakinkan, “Kami menantang para pemasok untuk menyediakan produk hasil daur ulang ini pada kami”.

McDonald’s segan mengganti kemasan model kulit kerang kecuali jika benar-benar perlu. Sebagai tambahan dari usaha daur ulang, McDonald’s setuju untuk bekerja sama dengan Environmental Defense Fund (EDF), sebuah kelompok pembela nirlaba, untuk mendirikan gabungan strategis. Kelompok gabungan ini mendapat tugas menghasilkan sebuah kerangka kerja, pendekatan sistematik, dan dasar ilmiah yang kuat untuk keputusan sampah padat McDonald’s. Gugus tugas tersebut memiliki program yang terdiri dari 42 inisiatif untuk mengurangi sampah McDonald’s dan melunakkan dampak dari kebiasaannya. Salah satu hasil, misalnya, adalah McDonald’s beralih untuk memakai kantong kertas hasil dari daur ulang. Hasil lain adalah, akhirnya kemasan model kulit kerang dihentikan. Kemasan itu telah berfungsi sebagai alat kemasan yang berguna, dengan alasan estetik dan fungsional, tetapi hal itu menjadi titik focus yang diserang oleh pencinta lingkungan. Semua hal diperhatikan, McDonald’s memutuskan untuk menghentikan penggunaa kemasan sandwich dari foam di semua cabang McDonald’s di AS dalam 60 hari.

Jadi memang kemasan yang dulu digunakan sudah diganti dengan kemasan kertas walaupun kemasan yang sekarang tidak bisa didaur ulang namun itu lebih baik daripada kemasan yang lama”. Itu adalah contoh kasus bagaimana McDonald’s melakukan perubahan dalam organisasinya yang disebabkan oleh beberapa hal yang mendesak dan dilihat dari segi pengaruhnya pada saat itu. Di bab selanjutnya saya akan menganalisis kasus yang ada pada McDonald’s ini.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI (CHANGE AND ORGANIZATION DEVELOPMENT )

A.     PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Manajer senantiasa mengantisipasi perubahan-perubahan dalam lingkungan yang akan mensyaratkan penyesuaian-penyesuaian disain organisasi diwaktu yang akan datang. Perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi dapat disebabkan oleh kekuatan internal dan kekuatan eksternal. Berbagai kekuatan eksternal dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan operasinya. Sedangkan perubahan dari faktor seperti tujuan, kebijakan manajer, sikap karyawan, strategi dan teknologi baru juga dapat merubah organisasi. Setiap organisasi penting mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut. Pandangan yang realistis mengenai perubahan organisasi mengakui bahwa stabilitas dan penyesuaian diri itu esensil untuk kelangsungan hidup (survival) dan pertumbuhan. Oleh karena itu perlu kesadaran untuk mempelajari bagaiamana menyusun, menyesuaikan diri dan mengubah organisasi dengan cara yang lebih cocok dengan aspirasi manusia. Bagaiamana mengatur dan mengkoordinasikan manusia dalam menentukan perubahan yang akan dilakukan.

Pada umumnya, perubahan dalam organisasi maupun dalam diri individu tidak segera tampak oleh mereka yang berinteraksi dengan mereka sehari-hari. Organisasi akan tampak lebih stabil oleh para pesertanya daripada oleh klien atau pengamat yang hanya berinteraksi sekali-kali dengannya. Serangkaian perubahan-perubahan kecil dapat menjadi perbedaan besar dalam jangka waktu yang lama. Dalam perubahan organisasi ini sangat diperlukan keseimbangan dinamis dengan cara pihak manajemen meneliti atau mendiagnosa keadaan yang paling cocok untuk mengatasi keadaan yang terjadi.

Adapun hal-hal yang tercakup dalam keseimbangan dinamis ini adalah :

1.      Cukup stabilitas untuk memudahkan tercapainya sasaran-sasaran sekarang

2.      Cukup kontinuitas untuk menjamin perubahan yang tertib, baik tujuan maupun alat-alatnya

3.      Cukup daya beradaptasi untuk menanggapi dengan tepat permintaan eksternal dan kesempatan, disamping perubahan keadaan internal\

4.      Cukup daya pembaharuan (innovativeness) untuk memungkinkan organisasi menggerakkan perubahan jika keadaan memerlukan

Para pengelola organisasi ditantang untuk mempersiapkan diri menghadapi perubahan, karena perubahan bersifat mendadak (krisis) dan lebih sering dilakukan, misal kegiatan merger, akusisi, pengambilalihan secara paksa, deregulasi, teknologi baru, sentralisasi dan desentralisasi. Dalam ilmu manajemen maupun dalam praktek bisnis, kata change merupakan kata yang luar biasa dan dianggap merupakan sesuatu yang paling abadi didunia ini. Kadang kita tidak menyukai change karena dapat menghancurkan sesuatu yang sudah bertahun-tahun berjalan dengan normal.

Ada beberapa karakteristik change yang diuraikan sebagai berikut, Kasali (2005):

a.       Change begitu misterius, tidak mudah dipegang. Bahkan yang sudah dipegang pun bisa pergi ketempat lain dan dapat memukul balik seakan tidak kenal budi. Soekarno, Soeharto, dan Abdulrrahman Wahid berkuasa karena change, tapi juga diturunkan karena change.

b.      Change memerlukan change maker. Rata-rata pemimpin yang menciptakan perubahan tidak bekerja sendiri, tetapi ia punya keberanian luar biasa.

c.       Tidak semua orang bisa diajak melihat perubahan. Sebagian besar orang malah hanya melihat memakai mata persepsi. Hanya mampu melihat realitas, tanpa kemampuan melihat masa depan.

d.      Perubahan terjadi setiap saat, karena itu perubahan harus diciptakan setiap saat pula, bukan sekali-sekali. Setiap satu perubahan kecil dilakukan seseorang maka akan terjadi pula perubahan-perubahan lainnya.

e.       Ada sisi keras dan sisi lembut dari perubahan.Sisi keras termasuk uang dan teknologi, sedangkan sisi lembut menyangkut manusia dan organisasi.

f.        Perubahan membutuhkan waktu, biaya, dan kekuatan. Untuk berhasil mengatasi perubahan diperlukan kematangan berpikir, kepribadian yang teguh, konsep yang jelas dan sistematis, dilakukan secara bertahap, dan dukungan yang luas.

g.       Dibutuhkan upaya-upaya khusus untuk menyentuh nilai-nilai dasar organisasi (budaya korporat).

h.       Perubahan banyak diwarnai oleh mitos-mitos. Seperti pasien yang sakit, perubahan berarti menelan pil pahit, atau bahkan amputasi yang artinya perlu pengorbanan

i.         Perubahan menimbulkan ekspektasi, dan karenanya ekpektasi dapat menimbulkan getaran-getaran emosi dan harapan-harapan yang bisa menimbulkan kekecewaan.

Untuk melakukan perubahan dalam organisasi, perlu dilakukan dalam bentuk proses yang berurutan sebagai berikut:

a.       Penelitian pasar internal dan ekternal untuk perubahan;

b.      Antisipasi perlawanan;

c.       Mengembangkan visi yang terbagi;

d.      Mobilisasi kesempatan;

e.       Menyiapkan sebuah rencana perubahan;

f.        Memperkuat perubahan. 

Demikian juga perubahan terhadap keorganisasian dapat dilakukan terhadap hal-hal sebagai berikut :

a.       Perubahan terus menerus (Preventive maintenance atau Kaizen). Perubahan ini berisiko kecil, kurang intensif dan umum dilakukan.

b.      Adaptasi. Perubahan ini bersifat inkremental, baik pada masalah eksternal dan tekanan yang dihadapi organisasi.

c.       Reorientasi. Perubahan ini bersifat antisipatoris (investasi) dan dengan ruang lingkup strategi (fokus)

d.      Rekreasi. Perubahan ini bersifat intensif dan penuh risiko  

          

B.     SUMBER-SUMBER DORONGAN UNTUK PERUBAHAN

Banyak sumber atau pertimbangan yang menjadi landasan suatu organisasi untuk melakukan perubahan, baik itu dari dalam lingkungan organisasi itu sendiri maupun dari luar lingkungan organisasi itu.

Lingkungan

Perubahan organisasi seringkali dirangsang oleh perubahan lingkungannya. Lingkungan umum organisasi dalam masyarakat meliputi faktor-faktor teknologi, ekonomi, hukum, politik, kependudukan, ekologi, dan kebudayaan. Perubahan disini tampaknya akan semakin pesat. Dalam lingkungan umum, masing-masing organisasi memiliki rangkaian tugas yang jelas yang berfungsi dalam menentukan keputusan. Banyak sekali perusahaan yang melakukan perubahan oleh karena desakan dari lingkungannya, baik itu perubahan dari segi organisasi, produk, sistem dan lainnya.

Sasaran dan Nilai

Dorongan lain untuk melakukan perubahan berasal dari perubahan dari sasaran organisasi. Perubahan apa yang dianggap baik dan benar (nilai) juga penting, karena menyebabkan perubahan sasaran. Atau jika sasaran tetap konstan, perubahan nilai dapat menimbulkan perubahan dalam perilaku yang dianggap sesuai. Melaksanakan perubahan dengan menilai kembali perbandingan nilai-nilai dari berbagai pekerjaan akan sangat berpengaruh terhadap organisasi kerja. Dimana segala sesuatu harus ditanggapi berdasarkan nilai-nilai yang ada.

Teknik

Sistem teknik jelas merupakan suatu sumber perubahan organisasi. Contoh yang dramatis adalah metode-metode baru untuk mengolah material dan atau informasi. Mekanisasi, otomatisasi dan komputerisasi berpengaruh luas dalam organisasi. Perubahan teknik ini meliputi bentuk/fungsi suatu produk atau desain produk maupun jasa-jasa, disamping proses transformasi yang dipakai oleh organisasi tersebut. Peramalan teknologi telah semakin mendapat perhatian sebagai usaha organisasi untuk menghadapi lingkungan yang tidak pasti dan dinamis.

Stuktur

Sumber lain yang  menjadi dorongan dalam perubahan organisasi ini adalah sub-sistem struktur. Perubahan-perubahan ini jelas berkaitan dengan perubahan-perubahan dalam berbagai subsistem lainnya. Organisasi besar seringkali memakai perubahan struktur untuk mengurangi besarnya unit operasi dan mengatasi kecenderungan birokratis. Perubahan demikian dapat berpengaruh luas dan lama.

Perubahan struktur suatu organisasi biasanya menimbulkan banyak penyesuaian dalam seluruh sistem. Perubahan internal panitia, satuan tugas, format organisasi, dan manajemen program, memberikan dorongan untuk melakukan perubahan dalam organisasi secara keseluruhan.

Psiko-sosial

Faktor lain yang menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi perubahan organisasi berasal atau datang dari sistem psikososial. Yang menjadi fakta adalah sukses tidaknya suatu organisasi itu tergantung dari bagaimana perilaku atau usaha manusia dalam melakukan tugasnya dalam mencapai suatu tujuan. Sejauh mana kemampuan yang ada dalam diri seorang manusia itu dapat ditunjukkan, seringkali menjadi faktor yang penting dalam mencapai sassaran organisasi.

Jadi perubahan moral dan motivasi individu atau kelompok itu besar pengaruhnya. Contoh yang seringkali membuat perilaku manusia berubah adalah seperti terjadinya pengurangan tenaga kerja, merger dan lainnya. Dinamika kelompok dapat meningkatkan atau menurunkan prestasi organisasi. Kemampuan manajemen memimpin dan mempengaruhi perilaku, juga merupakan faktor yang menentukan. Perubahan dalam setiap atau seluruh variable ini dapat menimbulkan perubahan yang nyata dalam prestasi organisasi.

Manajerial

Dalam kegiatan pengawasan dan perencanaan, peranan manajer adalah mempertahankan keseimbangan dianamis antara kebutuhan dan stabilitas dan kontinuitas organisasi dengan kebutuhan akan adaptasi dan innovasi.

Dalam banyak organisasi, manajer menghadapi pesatnya perubahan, baik dalam supra-sistem lingkungan luar maupun dalam subsistem-subsistem organisasi internal yang mempengaruhi proses manajerial. Jadi, kalau menurut pandangan kontingensi perlu membuat pilihan strategis akan suatu perubahan yang akan dibuat oleh seorang manajer atau pihak manajemen yang dapat menanggapi kebutuhan spesifik dalam keadaan tertentu.

Konsultan

Dorongan kuat untuk perubahan organisasi juga datang dari para konsultan. Banyak surat pos, majalah niaga, atau iklan publikasi dagang, membawa pesan bahwa organisasi membutuhkan bantuan untuk mengadakan perubahan-perubahan yang dibutuhkan. Adakalanya konsultan digambarkan sebagai jawaban atas yang mencari pertanyaan atau pemecahan yang mencari persoalan. Jadi segala sesuatu yang dibutuhkan untuk berkembangnya organisasi bisa dikonsultasikan kepada konsultan perusahaan.

C.      PERUBAHAN BERENCANA, DIMENSI, PROSES, DAN FOKUS

Konsep perubahan berencana ini mengasumsikan bahwa manajer itu tertarik dengan perbaikan organisasi. Mereka selalu mengasumsikan bahwa selalu ada kesempatan yang lebih baik. Karena dalam benak mereka selalu ada pertanyaan tentang “ Bagaimana organisasi ini dapat lebih efektif , lebih efisien, dan menjadi tempat yang lebih memuaskan untuk bekerja?”.

Jika organisasi dapat membedakan atau mengidentifikasi perbedaan antara dimana ia berada sekarang dan kemana ia hendak menuju atas dasar suatu dimensi, maka ia dapat melaksanakan proses perubahan berencana-perbaikan organisasi.

Dimensi Perubahan Berencana

Bidang Masalah	Pusat Perhatian	Stretegi Perbaikan
Tugas / Teknologi	Orang	Latihan / Pendidikan
Wewenang /Tanggung Jawab	Peranan	Desain Pekerjaan
Komunikasi	Regu/Kelompok	Perubahan perilaku organisasi
Interaksi / Pengaruh Kepemimpinan	Antar Kelompok	Pembinaan Regu
Pemecahan Masalah / Pengambilan Keputusan	Organisasi	Penyelesaian konflik antar kelompok
Penetapan Sasaran/Perencanaan		Umpan Balik
Pengawasan		Mutu Kehidupan Kerja
Konflik/Kerjasama		Lingkungan Mutu
Definisi Peranan/Harapan Bersama		Perubahan Kebudayaan